El Sistema interno de información o canal de denuncias es el canal que Segurma S.A. ha creado para que usted comunique cualquier conducta por parte de algún profesional de Segurma S.A. que pueda implicar alguna irregularidad o actuación contraria a la Ley o a las normas de conducta de la compañía.
No es obligatorio identificarse para enviar una denuncia, pero si decidiera hacerlo, Segurma S.A. garantiza la absoluta confidencialidad tanto de la información proporcionada como de sus datos personales, junto con el compromiso de no represalias.
Segurma S.A. dará acuse de recibo de las comunicaciones recibidas a los informantes que se identifiquen en el plazo máximo establecido legalmente de siete días siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
Segurma S.A. tramitará las denuncias siempre que no carezcan de fundamento o verosimilitud y constituyan una conducta dentro del ámbito objetivo de este canal conforme a lo indicado anteriormente, en el plazo máximo de tres meses, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
La tramitación de las denuncias se realizará por la Unidad o dirección de Cumplimiento competente, quien actuará con la debida diligencia y prontitud, respetando en todo caso el derecho a la presunción de inocencia, al honor y a la defensa de las personas afectadas.
En aquellos casos en los que sea posible y si se considera necesario, el responsable de la tramitación de la denuncia podrá contactar con el informante y solicitarle información adicional.
Le informamos que también puede usted dirigir su comunicación a los canales externos de información de las autoridades u órganos competentes.
En la utilización del Sistema interno de información, usted tiene las siguientes obligaciones:
- Hacer un uso responsable, por lo que en ningún caso debe realizar denuncias infundadas o de mala fe.
- Debe ser respetuoso y guardar el decoro y las buenas costumbres en la exposición que haga para informar de cualquier otra persona, ya que Segurma S.A. no se hace responsable de los comentarios despectivos que usted pueda verter contra cualquier tercero.
- Debe garantizar, en su caso, que los datos personales proporcionados sean verdaderos, exactos, completos y actualizados.
Segurma S.A., se compromete a proteger tu privacidad y cumplir la legislación de protección de datos personales, en particular, cuando sea aplicable, el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”) y la legislación de protección de datos personales a nivel estatal. Tus datos personales serán tratados de forma lícita, leal y transparente; conforme a fines determinados explícitos y legítimos; sólo si son adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con dichos fines. Además, conservaremos tus datos de forma que se permita su identificación sólo durante el tiempo necesario para cumplir los fines del tratamiento.
Segurma S.A. ha implementado las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger tus datos de pérdidas accidentales o de su alteración, acceso, uso o divulgación no autorizados, habiendo asimismo establecido procedimientos para reaccionar ante cualquier incidente de seguridad que pudiera afectar a tus datos personales.
Mediante el presente aviso de privacidad te informamos acerca del modo en que se llevará a cabo el tratamiento de tus datos personales con ocasión de tu consulta o denuncia presentada a través del Sistema interno de información de Segurma S.A..
En el caso de que resulte necesario actualizar los términos de este aviso de privacidad, te lo comunicaremos oportunamente.
¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?
El responsable del tratamiento es Segurma S.A. con la que mantienes relación laboral y/o contractual, o con la que tu empresa empleadora (o para la que prestas servicios) mantiene relación contractual, o, la empresa con la que esté vinculada tu consulta o denuncia.
En todo caso Segurma S.A., tratará tus datos personales con el objeto de dar cumplimiento a la normativa vigente y realizar una gestión centralizada en materia de cumplimiento con base en la adecuada coordinación y el mejor desempeño de las funciones de los Responsables del Sistema interno de información.
Segurma S.A. ha designado a Conversia como Delegado de Protección de Datos, con el que podrá contactar dirigiéndose por escrito a la dirección de correo dpd.cliente@conversia.es o al teléfono 902 877 192.
De acuerdo con los derechos que le confiere el la normativa vigente en protección de datos podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación de tratamiento, supresión, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos de carácter personal así como del consentimiento prestado para el tratamiento de los mismos, dirigiendo su petición a la dirección postal indicada más arriba o al correo electrónico lopd@segurma.com.
¿Qué datos personales tratamos y cómo los obtenemos?
Únicamente trataremos los datos personales que sean estrictamente necesarios para las finalidades previstas en la siguiente sección, todos los cuales se pueden agrupar conforme a las siguientes categorías:
- Datos de carácter identificativo: nombre, apellidos y dirección de correo electrónico.
- Cualquier otro dato personal que, en su caso, incluyas en la consulta y/o denuncia.
Los mencionados datos los obtenemos directamente cuando los incluyes en el formulario del Sistema interno de información.
¿Con qué finalidades tratamos tus datos?
La información que nos facilitas será tratada con el fin de gestionar, investigar y responder la consulta y denuncia que remitas a través del Sistema interno de información.
¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de tus datos?
La base legal para el tratamiento de tus datos personales según la finalidad indicada en el apartado anterior es:
- Obligación legal, en caso de consultas y denuncias que se refieren acciones u omisiones del derecho de la Unión Europea;
- Interés público, en caso de consultas y denuncias que se refieren a accionistas, conductas u omisiones que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que fuera aplicable;
- Interés legítimo de Segurma S.A., en caso de consultas y denuncias que se refieren a la normativa interna y el código ético de Segurma S.A., en la detección y prevención, por parte de Segurma S.A., de actuaciones que puedan ser contrarias a su código ético, a fin de garantizar que sus actividades y las de las personas a ella vinculadas se desarrollen de conformidad, no sólo la legislación vigente, sino también con el sistema de gobierno corporativo del Segurma S.A. y los principios éticos y de responsabilidad social de general aceptación.
Finalmente, te informamos que cuando el tratamiento se funda en el interés legítimo de Segurma S.A. sujetas a legislación de protección de datos que lo exija, ésta ha llevado a cabo el correspondiente análisis de ponderación entre el interés legítimo y los derechos del Interesado, a fin de garantizar que se han tenido en cuenta las garantías necesarias para la adecuada protección de tus derechos. Si deseas conocer las conclusiones de cualquiera de los análisis de ponderación del interés legítimo puedes solicitarlo al Delegado de Protección de Datos en la dirección que se menciona en el apartado “¿Quién es el responsable del tratamiento de tus datos personales?”.
¿Durante cuánto tiempo conservamos tus datos?
Los datos personales que nos facilitas cuando envía una consulta o denuncia al Sistema interno de información, se conservarán durante el plazo necesario para resolverla. Transcurrido como mínimo tres meses, desde la recepción de la comunicación sin iniciar actuación alguna, los datos pasaran a estar debidamente bloqueados, hasta la prescripción de las posibles acciones legales aparejadas.
Para el supuesto en que los datos personales se nos faciliten en una denuncia se conservarán durante el tiempo imprescindible para decidir si procede iniciar una investigación sobre los hechos informados, no obstante en caso de que se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se conservará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. Sin perjuicio de lo anterior, tus datos se podrán conservar cuando sea necesario para dejar evidencia del funcionamiento del sistema de prevención de delitos de Segurma S.A.. Transcurridos los plazos anteriormente señalados, tus datos se mantendrán, debidamente bloqueados, hasta la prescripción de las posibles acciones legales aparejadas. Se exceptúan las denuncias a las que no se haya dado curso, que se mantendrán anonimizadas.
Sin perjuicio de que los datos deban eliminarse del Sistema interno de información u otros posibles sistemas de información de denuncias internas, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano que corresponda cuando sea necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de procedimientos judiciales.
¿A quién se comunicarán tus datos?
Te informamos que tu identidad es reservada y que no se comunicará ni a las personas afectadas por los hechos relatados, ni a terceros, únicamente podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de la correspondiente investigación, ya sea de carácter penal, disciplinaria o sancionadora, informándote previamente acerca de la revelación y sus motivos salvo peligro de comprometer la investigación).
Tus datos podrán ser comunicados a Segurma S.A., y/o a la empresa responsable del tratamiento con el objeto de dar cumplimiento al código ético de la compañía, con base en la adecuada coordinación y el mejor desempeño de las funciones de los responsables del sistema interno de información.
Asimismo, tus datos serán accesibles por prestadores de servicios internos o con quienes Segurma S.A. puede suscribir acuerdos y para cuyo cumplimiento es necesario dicho acceso, tales como servicios de consultoría, informáticos, gestión de expedientes, etc. Con todos ellos hemos suscrito los contratos bajo los que garantizan que dichos terceros cumplirán sus obligaciones como encargados de tratamiento. En este contexto, en caso de que éstos estén ubicados en la Unión Europea pero realicen transferencias internacionales de datos durante la prestación de los servicios de las cuáles son responsables, Segurma S.A. se asegurará de que cuentan con las medidas adecuadas para que tus datos queden protegidos en el país y en la organización de destino en idénticos o similares términos a los previstos en la normativa europea. En cualquier momento puedes dirigirte a Segurma S.A. para conocer las concretas garantías que se han implementado para la adecuada y apropiada protección de tus datos personales.
¿Cuáles son tus derechos?
Tienes derecho a acceder a tus datos personales objeto de tratamiento, así como solicitar la rectificación de los datos inexactos o, en su caso, solicitar su supresión cuando los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos, además de ejercer el derecho de oposición y limitación al tratamiento y de portabilidad de los datos en los casos en que proceda.
Podrás presentar tus solicitudes de ejercicio de derechos a través de los siguientes canales:
- Por correo electrónico: lopd@segurma.com
También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) o autoridad de control competente.